1. Introductie 

Fastned B.V. ("Fastned") draagt er zorg voor dat Fastned, haar directie en werknemers te allen tijde handelen in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving en de Fastned Gedragscode. Het klokkenluiderbeleid van Fastned is bedoeld om zowel werknemers als externe partijen in staat te stellen hun stem te laten horen wanneer zij in de context van hun werk op een misstand stuiten, zonder het risico van vergelding en met de zekerheid dat alle meldingen vertrouwelijk worden behandeld en onmiddellijk worden onderzocht. De volgende procedure dient te worden gevolgd voor het melden van inbreuken op de Gedragscode, interne beleidslijnen en procedures, wet- en regelgeving.

1.1 Waar kan je deze klokkenluiderregeling vinden?

Gezien de regeling zowel gericht is op medewerkers als externe (zakelijke) partners van Fastned, zal dit beleid publiekelijk beschikbaar zijn op www.fastnedcharging.com. Daarnaast is het beleid toegankelijk voor alle medewerkers van Fastned (Google shared drive “General”) en worden praktische richtlijnen gedeeld en gecommuniceerd via training en in quizvorm.

1.2 Wat is de relatie met andere documenten?

De regeling moet in samenhang worden gelezen met de i) Fastned Code of Conduct en de ii) Non- Compliance Response Policy. Deze laatste beschrijft de procedure die zal worden gevolgd om de melding te onderzoeken nadat deze is ingediend in overeenstemming met deze klokkenluiderregeling.

2. Procedure

2.1 Wie kan een melding doen?

Dit beleid is gericht op iedereen die in een werkgerelateerde context bij Fastned informatie over bepaalde misstanden heeft verkregen. Deze personen kunnen de status hebben van werknemer, (onder)aannemer, leverancier, aandeelhouder, lid van een toezichthoudend orgaan (on)betaald stagiair, etc.

2.2 Welk soort zaken moeten volgens dit klokkenluidersbeleid worden gemeld?

Een melding van een vermoedelijke misstand moet gemotiveerd zijn, te goeder trouw worden ingediend en betrekking hebben op één van de volgende punten:

1. Een mogelijke overtreding van (Europese) wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld op het gebied van: witwassen, consumentenbescherming, milieubescherming, transportveiligheid en compliance, stralingsbescherming en nucleaire veiligheid, volksgezondheid, overheidsopdrachten, financiële belangen van de EU, mededingingsrecht, staatssteunregels en vennootschapsbelastingregels;
2. Een mogelijke misstand met betrekking tot de Fastned Gedragscode;
3. Gedrag dat corrupt, oneerlijk of frauduleus is;
4. Een (potentieel) gevaar voor de gezondheid, veiligheid en beveiliging van het publiek, de werknemers of het milieu;
5. Diefstal en fraude tegen Fastned;
6. Doelbewuste verkeerde informatie of valse verklaringen aan of door het management, aan interne of externe auditors of aan overheidsinstanties;
7. Inadequate boekhouding, financiële rapporteringspraktijken of interne controles;
8. Onbehoorlijk bestuur of misbruik van gezag;
9. Gedrag dat schadelijk is voor de belangen van Fastned.

Let op: in het geval van een fraude-incident zal een specifieke procedure worden gevolgd, zoals beschreven in 4.2 van het Fastned Non-Compliancy Response Policy.

2.3 Hoe kan je een melding maken?

Fastned biedt een intern meldingskanaal misstanden te kunnen melden. Het is echter ook mogelijk melding te maken bij de externe kanalen die door de nationale autoriteiten zijn aangewezen (zie punt 2.6).

Wij raden je sterk aan om eerst via het interne meldingskanaal te rapporteren voordat je via het externe meldingskanaal rapporteert. Door een melding via het interne meldingskanaal te doen, kan het probleem door Fastned zelf effectief intern worden aangekaart, met als gevolg dat Fastned direct maatregelen kan nemen.

2.4 Interne meldingskanaal

Mocht je je bewust worden van een mogelijke schending van wetten, voorschriften, het interne beleid, de interne procedures of de Fastned Gedragscode, dan wordt je aangeraden om deze kwestie in eerste instantie aan je manager te melden. Het melden van kwesties aan leidinggevenden is de snelste en beste manier om een werkgerelateerde kwestie aan te pakken, misverstanden op te lossen en een goede en open werkomgeving te garanderen.

Als dit niet mogelijk of niet gepast is, om welke reden dan ook, meld de inbreuk dan via een van de volgende kanalen zodat uw melding vertrouwelijk wordt behandeld:

E-mail:

[email protected]

Hotline:

+31 20 809 0365 (24/7 bereikbaar)

Als je hiermee instemt, zal een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van jouw opgenomen spraakbericht worden gemaakt. Je krijgt de gelegenheid deze opname te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

Brief:

t.a.v. Chrissy Schekkerman, Director Legal and Compliance OF Hans Bikker, Head of Risk & Audit

Amstelplein 44

1096 BC Amsterdam

(Gelieve de envelop aan te duiden als VERTROUWELIJK)

In persoon:

Een afspraak maken met onze Director Legal and Compliance of onze Head of Risk & Audit. 

• [email protected] (Director Legal and Compliance)
  of
• [email protected] (Head of Risk & Audit)

De Director Legal & Compliance is specifiek verantwoordelijk voor het toezicht op bedrijfsethiek en corruptiekwesties.

Het gesprek zal, met jouw voorafgaande toestemming, worden opgenomen. Daarna zal een volledig en nauwkeurig schriftelijk verslag van het gesprek worden gemaakt. Je krijgt de gelegenheid dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen. 

2.5 Behandeling van de melding

Als je in jouw melding jouw identiteit kenbaar maakt, krijg je binnen (maximaal) 7 kalenderdagen na de ontvangst een ontvangstbevestiging. 

De persoon die verantwoordelijk is voor de behandeling van jouw melding, onze Compliance Officer of Risk manager, zal de melding in een apart register vastleggen en een eerste onderzoek instellen om na te gaan of de melding prima facie (op het eerste gezicht) gegrond lijkt. Deze persoon zal ook met jou contact houden en, indien nodig, verdere informatie vragen.

De klokkenluiderscommissie handelt de meldingen verder af en neemt de uiteindelijke beslissing op basis van de feiten (en bewijzen) die door jou en de Compliance Officer/Risk Manager aan de commissie zijn voorgelegd. 

2.5.1 De klokkenluiderscommissie

Voor iedere melding zal een klokkenluiderscommissie worden aangesteld, bestaande uit:

• Director Legal and Compliance

• Head of Risk & Audit 

• Director HR

• Een lid van de Managing Board, afhankelijk van het voorliggende onderzoek

De leden van een klokkenluiderscommissie, die verantwoordelijk zijn voor de afhandeling van een melding, zijn gebonden aan vertrouwelijkheid, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. Slechts de Compliance Officer en Risk Manager hebben inzicht in de identiteit van de klokkenluider. 

Je zal binnen een termijn van maximaal 3 maanden (na de onvangstbevestiging) op de hoogte worden gebracht van de genomen of voorgenomen maatregelen als gevolg van jouw melding en de motivering voor de keuze van die maatregelen. 

De identiteit van de klokkenluider zal altijd geheim worden gehouden. Alle nodige en mogelijke maatregelen worden genomen om te voorkomen dat  mensen het slachtoffer worden van valse beschuldigingen. 

2.6 Externe meldingskanaal

Overeenkomstig de EU-richtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden, zijn de EU-lidstaten verplicht de autoriteiten aan te wijzen die bevoegd zijn om meldingen in onvangst te nemen, feedback te geven en op te volgen, en moeten zij deze autoriteiten van voldoende middelen voorzien. De aangewezen autoriteiten per EU-lidstaat zijn te vinden in de nationale uitvoeringswetgeving.

3. Geheimhoudingsplicht

Wanneer je een probleem meldt, zal de geheimhouding van jouw identiteit als klokkenluider worden gewaarborgd overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving.

Jouw identiteit zal zonder jouw uitdrukkelijke toestemming niet worden bekendgemaakt aan andere personen dan de personen die bevoegd zijn om meldingen te ontvangen of op te volgen. Dit geldt ook voor alle andere informatie waaruit jouw identiteit (in)direct kan worden afgeleid.

Alleen als er sprake is van een noodzakelijke en evenredige verplichting opgelegd door EU- of nationale wetgeving in het kader van onderzoeken door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, kan jouw identiteit bekend worden gemaakt, onder meer met het oog op de bescherming van de rechten en de verdediging van de betrokken personen.

4. Anonimiteit

Fastned moedigt je aan om jouw identiteit kenbaar te maken wanneer je een melding doet. Op die manier weten we wie we moeten beschermen (jou) en tot wie we ons kunnen wenden voor aanvullende informatie.

Als er geen andere optie mogelijk is, kun je jouw melding echter anoniem doen. Dit betekent dat zelfs de ontvanger van jouw melding jouw identiteit niet zal kunnen. In dat geval kunt u uw melding per brief indienen. Wij dringen erop aan dat je “VERTROUWELIJK” vermeldt op de envelop.

Een anonieme melding zal alleen als geldig worden beschouwd als zij voldoende feitelijke elementen bevat om de situatie te onderzoeken. Vermeld daarom zoveel mogelijk details om problemen bij het onderzoek en de afhandeling van een anonieme melding te voorkomen.

5. Bescherming van de klokkenluider

Geen enkel personeelslid van Fastned dat een gebeurtenis meldt, kan worden bestraft of onderworpen aan enige discriminerende maatregel omdat hij of zij belangeloos en te goeder trouw via het klokkenluidersmechanisnme een waarschuwing heeft gemeld.

Fastned staat geen enkele vergelding toe tegen diegenen die te goeder trouw melding maken van een inbreuk of een vermoeden van een inbreuk op de regels of richtlijnen. Als jij een zorg meldt en het blijkt dat je je oprecht vergist hebt of als er een onschuldige verklaring is voor jouw melding, zal je niet gestraft worden of een discriminerende behandeling krijgen.

Om dit te garanderen zal de Compliance Officer en/of Risk Manager tijdens en na het onderzoek regelmatig contact met je opnemen om actief jouw mening te vragen over de vraag of je het gevoel hebt dat er sprake is van (een risico op) vergelding. Als je aangeeft dat je je door represailles benadeeld voelt, zal dit zorgvuldig worden onderzocht en zo nodig worden verholpen.

Deze verzekering geldt niet voor degenen die met kwade opzet een onderzoek beginnen naar een zaak die niet waar is. Hoewel het niet de bedoeling is iemand te ontmoedigen om zaken te melden waarover oprechte bezorgdheid bestaat, wordt je sterk aangeraden er zoveel mogelijk voor te zorgen dat een melding feitelijk juist en volledig is, uit eerste hand komt, op onbevooroordeelde wijze wordt gepresenteerd (waarbij elke mogelijke perceptie van de klokkenluider openbaar wordt gemaakt), en zonder materiële omissies. Wanneer wordt vastgesteld dat een werknemer niet te goeder trouw handelt of opzettelijk een valse melding heeft gedaan, kunnen tegen de werknemer disciplinaire maatregelen worden genomen, die ontslag kunnen inhouden.