Whistleblower-Richtlinie Fastned B.V.

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Whistleblower-Richtlinie Fastned B.V.

Whistleblower-Richtlinie Fastned B.V.

1. Einleitung

Fastned B.V. ("Fastned") setzt sich dafür ein, dass Fastned, sein Vorstand und seine Mitarbeiter jederzeit in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften sowie dem Fastned- Verhaltenskodex handeln. Die Whistleblower-Richtlinie von Fastned soll es sowohl Mitarbeitern als auch Externen ermöglichen, sich zu äußern, wenn sie im Rahmen ihrer Arbeit auf Missstände stoßen, ohne das Risiko von Nachteilen befürchten zu müssen und mit der Gewissheit, dass alle Meldungen vertraulich behandelt und umgehend untersucht werden. Bei der Meldung von Verstößen gegen den Verhaltenskodex, interne Richtlinien und Verfahren, Gesetze und Vorschriften ist das folgende Verfahren zu befolgen.

1.1. Wo kann diese Richtlinie für Whistleblower gefunden werden?

Da sich diese Richtlinie sowohl an Mitarbeiter als auch an externe (Geschäfts-)Partner von Fastned richtet, wird sie auf www.fastnedcharging.com öffentlich zugänglich sein. Darüber hinaus ist die Richtlinie für alle Mitarbeiter von Fastned zugänglich (gemeinsames Google-Laufwerk "General"). Praktische Hinweise werden durch Schulungen und in Form von Quizfragen weitergegeben und vermittelt.

1.2. Welche Beziehung besteht zu anderen Dokumenten?

Die Richtlinie muss in Verbindung mit dem i) Fastned Code of Conduct und der ii) Richtlinie zur Reaktion auf Verstöße stehen. Letztere beschreibt das Verfahren zur Untersuchung der Meldung, nachdem diese gemäß der vorliegenden Whistleblower-Richtlinie eingereicht wurde.

2. Verfahren
2.1. Wer kann ein Anliegen geltend machen?

Diese Richtlinie gilt für alle Personen, die in einem beruflichen Zusammenhang mit Fastned Informationen über Verstöße erhalten haben. Diese Personen können den Status eines Arbeitnehmers, eines (Unter-) Auftragnehmers, eines Lieferanten, eines Anteilseigners, eines Mitglieds eines Aufsichtsorgans, eines (unbezahlten) Praktikanten usw. haben.

2.2. Welche Bedenken sollten im Rahmen dieser Whistleblower-Politik gemeldet werden?

Eine Meldung über mutmaßliche Unregelmäßigkeiten sollte substantiell sein, in gutem Absicht erfolgen und sich auf eines der folgenden Anliegen beziehen:

Ein möglicher Verstoß gegen (europäische) Gesetze und Vorschriften. In Bereichen wie: Geldwäschebekämpfung, Verbraucherschutz, Umweltschutz, Verkehrssicherheit und Einhaltung von Vorschriften, Strahlenschutz und nukleare Sicherheit, öffentliche Gesundheit, öffentliches Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, Schutz der Privatsphäre, finanzielle Interessen der EU, Wettbewerbsrecht, Vorschriften für staatliche Beihilfen und Unternehmenssteuern;
Ein mögliches Fehlverhalten im Zusammenhang mit dem Fastned-Verhaltenskodex;
Korruptes, unehrliches oder betrügerisches Verhalten;
Eine (potenzielle) Gefahr für die Gesundheit, die Sicherheit und den Schutz der Öffentlichkeit oder der Arbeitnehmer oder für die Umwelt;
Diebstahl oder Betrug gegen Fastned;
Vorsätzliche Fehlinformationen oder falsche Aussagen gegenüber der Geschäftsleitung, internen oder externen Prüfern oder Behörden;
Ungeeignete Buchhaltungs- und Finanzberichterstattungspraktiken oder interne Kontrollen;
Missmanagement oder Amtsmissbrauch;
Verhalten, das den Interessen von Fastned abträglich ist.

Bitte beachten Sie, dass im Falle eines Betrugsvorfalls das unter 4.2 der Fastned-Richtlinie zur Reaktion auf Verstöße beschriebene spezielle Verfahren angewandt wird.

2.3. Wie kann ein Anliegen gemeldet werden?

Fastned bietet einen internen Berichterstattungskanal an, um Bedenken zu melden. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, sich an die von den nationalen Behörden benannten externen Kanäle zu wenden (siehe Abschnitt 2.6).

Wir empfehlen dringend, zuerst über den internen Kommunikationsweg zu berichten, bevor Sie über den externen Kommunikationsweg berichten. Durch die Meldung über den internen Weg kann das Problem von Fastned selbst wirksam angegangen werden, so dass sofort Maßnahmen ergreifen werden können.

2.4. Interne Kommunikationswege

Sollten Sie von einem möglichen Verstoß gegen Gesetze, Vorschriften, die internen Richtlinien und Verfahren oder den Fastned-Verhaltenskodex erfahren, sind Sie aufgefordert, diese Bedenken in erster Instanz Ihrem Vorgesetzten zu melden. Die Meldung von Bedenken an die Geschäftsleitung ist der schnellste und bevorzugte Weg, um ein arbeitsbezogenes Problem anzugehen, Missverständnisse auszuräumen und ein gutes und offenes Arbeitsumfeld zu gewährleisten.

Sollte dies, aus welchen Gründen auch immer, nicht möglich oder angemessen sein, melden Sie den Verstoß bitte direkt über einen der folgenden Whistleblowing-Kanäle, damit Ihre Meldung vertraulich behandelt werden kann:

E-mail:

[email protected]

Hotline:

+31 20 809 0365 (24/7 erreichbar)

Vorbehaltlich Ihrer Zustimmung wird eine vollständige und genaue schriftliche Aufzeichnung Ihrer aufgezeichneten Sprachnachricht angefertigt. Sie werden die Möglichkeit haben, diese Aufzeichnung zu überprüfen, zu korrigieren und zur Genehmigung zu unterschreiben.

Briefweg:
Anwältin: Chrissy Schekkerman, Compliance Officer OR Hans Bikker, Risk

Mondriaantoren Fastned | 21st and 22nd floor
Amstelplein 44
1096 BC Amsterdam

(Bitte vermerken Sie auf dem Umschlag den Vermerk VERTRAULICH.)

Persönlich:

Vereinbaren Sie einen Termin mit unserem Compliance Officer oder unserem Risikomanager.

[email protected] (Compliance Officer)
oder
[email protected] (Risk Manager)

Das geführte Gespräch wird mit Ihrer vorherigen Zustimmung aufgezeichnet. Danach wird eine vollständige und genaue schriftliche Aufzeichnung des Gesprächs angefertigt. Sie werden die Möglichkeit haben, dieses Protokoll zu überprüfen, zu korrigieren und zur Genehmigung zu unterschreiben.

Ihre Meldung wird vom Compliance Officer und/oder dem Risikomanager von Fastned entgegengenommen. Diese Personen sind auch für die Weiterverfolgung Ihrer Meldung zuständig. Sie sind unparteiisch und werden den Kontakt zu Ihnen aufrechterhalten und Sie gegebenenfalls um weitere Informationen bitten, sowie Ihnen Feedback geben. Sie werden dafür sorgen, dass Ihre Identität nicht an Dritte weitergegeben wird, es sei denn, Sie haben dies ausdrücklich genehmigt. E-Mails, Briefe, (mündliche und) schriftliche Aufzeichnungen und alle anderen von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen werden sicher in einer speziellen Vorfallsdatei registriert, die ein Datum für die Vernichtung der Datei und Ihre Bestätigung enthält.

2.5. Folgemaßnahmen

2.5.1. Zeitplan

Der Compliance-Beauftragte oder der Risikomanager von Fastned wird den einzuhaltenden Zeitplan in der Vorfallsakte festhalten. Wenn Sie sich in Ihrer Meldung äußern, erhalten Sie innerhalb von maximal 7 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung eine Empfangsbestätigung. Innerhalb eines Zeitrahmens von maximal 3 Monaten (nach der Empfangsbestätigung) werden Sie über die als Folgemaßnahme zu der Mitteilung geplanten oder getroffenen Maßnahmen und die Gründe für die Wahl dieser Folgemaßnahme informiert.

2.5.2. Untersuchung des Berichts

Nach Eingang Ihrer Meldung wird der Compliance Officer oder der Risikomanager von Fastned eine Voruntersuchung einleiten, um zu prüfen, ob das Anliegen prima facie (auf den ersten Blick) begründet erscheint. Danach wird das in der Non-Compliance-Politik beschriebene Untersuchungsverfahren durchgeführt. In dieser Politik wird auch beschrieben, welche (externen) Personen zur Bewertung der Meldung hinzugezogen werden, was vom Gegenstand der Meldung abhängt. Diese Personen sind gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Wie bereits erwähnt, haben nur der Compliance Officer und der Risikomanager Zugang zu Ihrer Identität. Sollte es jedoch offensichtlich unmöglich sein, die Meldung zu untersuchen, wenn Ihre Identität den mit der Untersuchung beauftragten Personen unbekannt bleibt, können der Compliance Officer und/oder der Risikomanager Sie um die Erlaubnis bitten, Ihre Identität preiszugeben.

2.6. Externer Berichtsweg

Gemäß der EU-Richtlinie 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, sind die EU- Mitgliedstaaten verpflichtet, die Behörden zu benennen, die für die Entgegennahme, Rückmeldung und Weiterverfolgung von Meldungen zuständig sind, und diese mit angemessenen Ressourcen auszustatten. Die benannten Behörden pro EU-Mitgliedstaat sind in den nationalen Umsetzungsvorschriften zu finden.

Die Niederlande

In den Niederlanden werden folgende zuständige Behörden für die Einrichtung von Meldewegen benannt: die niederländische Behörde für Verbraucher und Märkte (ACM), die niederländische Behörde für die Finanzmärkte (AFM), die niederländische Datenschutzbehörde (AP), die niederländische Zentralbank (De Nederlandsche Bank N.V.), das Haus für Hinweisgeber (House for Whistleblowers), die Inspektion für Gesundheit und Jugendpflege (IGJ) und die niederländische Gesundheitsbehörde (NZa).

Belgien

Zum Zeitpunkt der Einführung dieser Politik ist Belgien noch dabei, die EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen umzusetzen. Es ist daher noch nicht klar, welche Behörden als externe Meldestellen benannt werden.

Deutschland

Ebenso.

Frankreich

Laut dem Gesetz Sapin II erlaubt bereits eine externe Meldungen an Justiz- und Verwaltungsbehörden oder Berufsverbände. Es sei darauf hingewiesen, dass jede Person ihre Meldung an den französischen Verteidiger der Rechte (Défenseur des Droits) richten kann, der an die für die Entgegennahme der Meldung zuständige Stelle weitergeleitet wird.

Das Vereinigte Königreich

Das Vereinigte Königreich ist nicht verpflichtet, die EU-Whistleblower-Richtlinie umzusetzen. Im Vereinigten Königreich regelt der Public Interest Disclosure Act 1998 ("PIDA") den Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowern). Das PIDA kennt eine Reihe von externen Stellen, an die Sie sich wenden können, abgesehen von Ihrem Arbeitgeber. Externe Offenlegungen werden im Allgemeinen in zwei Kanäle unterteilt: Offenlegungen an:

An eine Aufsichtsbehörde, die auf der Liste der vorgeschriebenen Personen steht;
Jede andere Person (einschließlich einer Aufsichtsbehörde, die nicht auf der Liste der vorgeschriebenen Personen steht, der Polizei, der Presse usw.).

3. Verpflichtung zur Vertraulichkeit

Wenn Sie ein Anliegen vorbringen, wird die Geheimhaltung Ihrer Identität als Hinweisgeber im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften gewährleistet.

Ihre Identität wird ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung niemandem außer den befugten Personen, die für die Entgegennahme oder Weiterverfolgung von Meldungen zuständig sind, bekannt gegeben. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen Ihre Identität (in)direkt abgeleitet werden kann.

Nur wenn eine notwendige und verhältnismäßige Verpflichtung nach EU- oder nationalem Recht im Rahmen von Ermittlungen nationaler Behörden oder Gerichtsverfahren besteht, kann Ihre Identität offengelegt werden, auch um die Verteidigungsrechte der betroffenen Personen zu wahren.

4. Anonymität

Fastned ermutigt Sie, Ihre Identität offen zu legen, wenn Sie ein Problem melden. Auf diese Weise wissen wir, wen wir schützen müssen (Sie) und an wen wir uns wenden können, um zusätzliche Informationen zu erhalten, damit niemand fälschlicherweise aufgrund falscher Informationen beschuldigt wird.

Wenn keine andere Möglichkeit besteht, können Sie Ihr Anliegen jedoch auch anonym melden. Das bedeutet, dass auch der Empfänger des Anliegens Ihre Identität nicht erfährt. In diesem Fall können Sie Ihr Anliegen per Brief einreichen. Wir bestehen darauf, dass Sie auf dem Umschlag den Vermerk VERTRAULICH anbringen.

Eine anonyme Meldung wird nur dann als gültig betrachtet, wenn sie genügend Fakten enthält, um den Sachverhalt zu untersuchen. Bitte geben Sie daher so viele Einzelheiten wie möglich an, um die Schwierigkeiten bei der Untersuchung und Weiterverfolgung einer anonymen Meldung zu verringern.

5. Schutz des Whistleblowers

Kein Mitarbeiter von Fastned, der einen Vorfall meldet, darf sanktioniert oder diskriminiert werden, weil er selbstlos und in gutem Glauben über den Whistleblowing-Mechanismus einen Warnhinweis gemeldet hat.

Fastned toleriert keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben einen Verstoß oder einen Verdacht auf einen Verstoß gegen die Regeln oder Richtlinien melden. Wenn Sie ein Problem melden und es sich herausstellt, dass Sie sich wirklich geirrt haben, oder wenn es eine unschuldige Erklärung für Ihr Problem gibt, werden Sie nicht sanktioniert oder benachteiligt.

Um dies zu gewährleisten, werden sich der Compliance-Beauftragte und/oder der Risikomanager während und nach der Untersuchung regelmäßig mit Ihnen in Verbindung setzen, um Sie aktiv um Ihre Meinung dazu zu bitten, ob Sie das Gefühl haben, dass Vergeltungsmaßnahmen ergriffen werden (könnten). Wenn Sie angeben, dass Sie sich benachteiligt fühlen, wird dies ernsthaft untersucht und bei Bedarf Abhilfe geschaffen.

Diese Zusicherung gilt nicht für diejenigen, die böswillig eine Untersuchung in einer Sache einleiten, die falsch ist. Sie sollten niemanden davon abhalten, echte Bedenken zu melden, aber es wird dringend empfohlen, so weit wie möglich sicherzustellen, dass eine Meldung sachlich richtig und vollständig ist, aus erster Hand stammt, unvoreingenommen dargestellt wird (wobei jede mögliche Wahrnehmung des Hinweisgebers offengelegt wird) und keine wesentlichen Auslassungen enthält. Wird festgestellt, dass ein Mitarbeiter nicht in gutem Glauben gehandelt oder absichtlich eine falsche Meldung gemacht hat, können gegen ihn Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Entlassung verhängt werden.

Diese Whistleblower-Richtlinie wurde zuletzt am 9. März 2022 aktualisiert.

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